Darum geht es
Verschwendung ist in der Produktion häufig mit bloßem Auge zu erkennen. Material wartet, Bestände wachsen oder Beschäftigte legen unnötige Wege zurück. Im Büro bleiben vergleichbare Verluste dagegen meist verborgen. Informationen liegen in unterschiedlichen Systemen, Vorgänge warten auf Freigaben und niemand überblickt den gesamten Ablauf.
Mit Traudel Orth spreche ich darüber, wie sich administrative Prozesse sichtbar und messbar machen lassen. Traudel hat bei Daimler Trucks einen Bereich für Lean Administration geleitet und begleitet heute Unternehmen als selbstständige Organisationsentwicklerin und systemische Coachin.
Wir betrachten typische Verschwendung im Büro, die Bedeutung von Standards und geeignete Kennzahlen für administrative Prozesse. Außerdem geht es um die Frage, wie aus einzelnen Verbesserungsworkshops eine dauerhafte Routine wird.
Lean Administration darf dabei nicht als reines Kostensenkungsprogramm verstanden werden. Ebenso wichtig ist es, vorab zu klären, wie die durch Verbesserungen frei werdende Zeit künftig genutzt werden soll. Ohne diese Orientierung füllen Beschäftigte die gewonnene Kapazität schnell wieder mit Tätigkeiten, die aus ihrer Sicht sinnvoll sind, aber nicht unbedingt dem Gesamtinteresse des Unternehmens dienen.
Darauf kommt es an
Verschwendung ist im Büro schwerer zu erkennen
In der Produktion lässt sich ein Prozess häufig direkt beobachten. Administrative Arbeit findet dagegen auf Bildschirmen, in Besprechungen und in unterschiedlichen Systemen statt. Um Verschwendung sichtbar zu machen, müssen die beteiligten Beschäftigten ihre Abläufe gemeinsam offenlegen und hinterfragen.
Niemand kennt den gesamten Prozess
Viele Beschäftigte kennen ihren eigenen Arbeitsschritt sehr genau, aber nicht den vollständigen Ablauf. Auch die Verantwortung von Führungskräften endet häufig an Abteilungsgrenzen. Gerade an diesen Übergaben entstehen Wartezeiten, Rückfragen und Fehler.
Standards machen Abweichungen erst erkennbar
Wenn mehrere Beschäftigte denselben Vorgang unterschiedlich bearbeiten, fehlt die Grundlage für eine systematische Verbesserung. Ein gemeinsam entwickelter Standard bündelt das vorhandene Wissen und schafft einen verlässlichen Sollprozess. Erst dann lässt sich erkennen, wo und warum Abweichungen entstehen.
Auch administrative Qualität lässt sich messen
Durchlaufzeit, Bearbeitungsaufwand und Fehlerquote sind auch im Büro messbar. Entscheidend ist, geeignete Indikatoren für den jeweiligen Prozess zu finden. Ein Beispiel ist der Anteil der Vorgänge, die ohne Rückfragen oder Korrekturen vollständig durchlaufen.
Verbesserung braucht feste Routinen
Ein einzelner Workshop verändert noch keinen Prozess dauerhaft. Traudel arbeitet deshalb mit kleinen Verbesserungszirkeln, die sich wöchentlich treffen. In einem zusätzlichen vierwöchentlichen Rhythmus kommen Arbeits- und Führungsebene zusammen, entscheiden über die nächsten Schritte und schaffen Verbindlichkeit.
Frei gewordene Kapazität muss gezielt eingesetzt werden
Ohne eine klare Entscheidung wird die durch Verbesserungen gewonnene Zeit schnell wieder mit anderen Tätigkeiten gefüllt. Diese mögen aus Sicht einzelner Beschäftigter sinnvoll sein, müssen aber nicht dem Gesamtinteresse des Unternehmens dienen. Führung muss deshalb vorab festlegen, wofür die frei werdende Kapazität eingesetzt werden soll.
Mein Gesprächspartner
Traudel Orth
Traudel Orth ist selbstständige Organisationsentwicklerin und systemische Coachin. Ihre Schwerpunkte liegen unter anderem in den Bereichen Lean, Führungsentwicklung, Prozessentwicklung, Organisationsstrukturen und Zielsysteme. Zuvor leitete sie bei Daimler Trucks einen Bereich für Lean Administration.
Die neue Episode erscheint am 27. September 2026.
