Freigabeschleifen, überfüllte Kalender, Medienbrüche und Prozesse, deren vollständigen Ablauf niemand kennt: Verschwendung ist in der Verwaltung häufig weniger sichtbar als in der Produktion, aber nicht weniger wirksam.
Worum es in dieser Episode geht
In dieser Episode spricht Jörg Cwojdzinski mit Traudel Orth, selbstständige Organisationsentwicklerin und systemische Coachin, über Lean Administration. Traudel war viele Jahre bei Daimler Trucks für den Aufbau eines Bereichs für Lean Administration verantwortlich.
In der Produktion lässt sich der Materialfluss meist unmittelbar beobachten. Im Büro fließen dagegen Informationen über Abteilungsgrenzen, verschiedene Systeme und zahlreiche Übergaben hinweg. Dadurch bleiben Wartezeiten, Doppelarbeit, unnötige Freigaben und Fehler häufig lange verborgen.
Traudel erläutert, wie sich administrative Abläufe mit Methoden wie Swimlane, LEPAK und Makigami sichtbar machen lassen. Sie zeigt außerdem, dass auch Büroprozesse anhand von Qualität, Kosten und Zeit messbar sind. Entscheidend ist dabei, nicht einzelne Beschäftigte zu beurteilen, sondern die Leistungsfähigkeit des Prozesses zu verstehen.
Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Umsetzung. Prozessverbesserung braucht die Beteiligung der Menschen, klare Prioritäten und feste Routinen. Führungskräfte müssen Orientierung geben, Widerstände aufnehmen und Freiräume für die Verbesserungsarbeit schaffen. Besonders kritisch wird es, wenn Lean Administration lediglich als Kostensenkungsprogramm oder Personalabbauprogramm verstanden wird.
Die wichtigsten Erkenntnisse
• Lean Production betrachtet vor allem den Materialfluss, Lean Administration den Informationsfluss.
• Verschwendung ist im Büro schwerer zu erkennen, weil administrative Abläufe selten vollständig sichtbar sind.
• Unnötige Freigaben, zu viele Besprechungen und Medienbrüche verlängern die Durchlaufzeit erheblich.
• Standardisierung schafft die Grundlage, um Abweichungen und Verbesserungspotenziale erkennen zu können.
• Swimlane, LEPAK und Makigami machen Prozessschritte, Schnittstellen, Zeiten und Medienwechsel transparent.
• Auch administrative Prozesse lassen sich mit Kennzahlen zu Qualität, Kosten und Zeit sinnvoll steuern.
• Die größten Potenziale liegen häufig an den Übergängen zwischen Abteilungen. Schnittstellen sind da, wo Blut fließt.
• Prozessoptimierung sollte vor Prozess Mining, Automatisierung und Digitalisierung stattfinden.
• Verbesserungszirkel und regelmäßige Führungsroutinen machen aus Einzelmaßnahmen eine kontinuierliche Verbesserung.
• Lean Administration braucht Partizipation und darf nicht als verdecktes Personalabbauprogramm eingesetzt werden.
Weiterführende Links
👤 Gast dieser Episode:
Traudel Orth
Organisationsentwicklerin und systemische Coachin
Traudel Orth auf LinkedIn · Orth Consult
🎧 Traudel Orth bei der wertstrom:
Episode #008 über Shopfloor Management
🎙️ Dein Host:
Jörg Cwojdzinski auf LinkedIn · der wertstrom auf LinkedIn · der wertstrom im Web · Flussgrad1 GmbH